Penggunaan aplikasi procurement bisa mengoptimalkan siklus pengadaan barang dan jasa sehingga bisa menghemat banyak uang dan waktu bagi bisnis. Tim procurement bisa menggunakan perangkat lunak tersebut untuk memusatkan semua informasi pembelian , mengelola siklus pengadaan hingga pembayaran, dan mengendalikan pengeluaran.
Para pemimpin di perusahaan juga dapat menggunakan perangkat lunak tersebut untuk mengakses data penting yang meningkatkan profitabilitas dan mendorong pertumbuhan bisnis.
7 Tips Memilih Aplikasi Procurement
Agar tidak salah memilih hingga membuang uang dan waktu, berikut adalah beberapa tips memilih aplikasi untuk procurement.
1. Mendukung Seluruh Siklus Procurement
Tentu saja hal ini perlu menjadi pertimbangan utama ketika Anda memilih aplikasi untuk procurement. Untuk itu, pastikan bahwa sistem atau aplikasi procurement yang akan dipilih bisa memenuhi proses procurement seperti:
- Mengidentifikasi apa yang perlu dibeli oleh perusahaan
- Membuat dan mengirimkan permintaan pembelian
- Menilai, memilih, dan mengelola supplier
- Membuat dan mengirimkan pesanan pembelian
- Persetujuan faktur
- Integrasi pembayaran
- Laporan terkait procurement
- Metrik dan analisis pengeluaran
Baca Juga: Apa Itu Procurement Specialist? Penjelasan Lengkapnya di Sini!
2. Mudah Diakses
Sebelum memilih aplikasi untuk procurement, pastikan seberapa mudah penggunaannya bagi setiap pengguna di perusahaan Anda. Selain itu, aplikasi yang bisa diakses di smartphone juga bisa menghemat banyak waktu. Adapun proses procurement yang seharusnya bisa diakses di smartphone seperti:
- Meminta, menyetujui, dan menerima pembelian dengan cepat
- Ada notifikasi yang mempercepat proses persetujuan
- Mengambil dan menyimpan gambar tanda terima dengan perangkat seluler
- Lihat anggaran dan tetapkan ambang batas persetujuan untuk menjaga departemen masih dalam batas anggaran.
Dengan proses persetujuan pembelian yang lebih cepat tentunya bisa menghemat waktu.
3. Tips Memilih Aplikasi Procurement: Pilih yang Sudah Dilengkapi Platform SaaS
Meningkatnya cloud computing memungkinkan data bisnis Anda tersimpan di awal. Hal ini bisa memastikan semua orang dapat mengakses data, meningkatkan visibilitas di seluruh rantai pasokan dan memfasilitasi kolaborasi antara tim Anda.
4. Kemampuan Manajemen Supplier
Memiliki hubungan dengan supplier yang lebih baik juga bisa memberi hasil lebih baik bagi perusahaan (harga grosir yang lebih murah, layanan berkualitas lebih tinggi, dll.). Jadi, penting untuk berinvestasi dalam aplikasi untuk procurement yang bisa membantu manajemen supplier. Pastikan platform tersebut bisa membantu:
- Mengelola daftar supplier dalam satu tempat
- Melacak kinerja supplier dan mengetahui apakah barang diterima tepat waktu
- Ukur kinerja supplier berdasarkan metrik seperti kecepatan, kualitas, akurasi, dan harga
- Memperlancar komunikasi dengan supplier
- Buat katalog untuk membantu pemesanan barang dari supplier yang disetujui dengan harga terbaik
Baca Juga: Jenis-Jenis e-Procurement, Sudah Tahu Belum?
5. Terintegrasi dengan Sistem Akuntansi
Aplikasi untuk procurement yang bagus bisa menyederhanakan proses yang ada, terutama dalam sistem akuntansi. Jadi, pertimbangkan beberapa hal berikut sebelum memilih:
- Apakah terintegrasi dengan sistem akuntansi/ERP yang sedang digunakan?
- Apakah platform akuntansi/ERP saat ini memiliki vendor pilihan untuk aplikasi procurement?
- Apakah menawarkan modul AP atau integrasi AP dengan sistem akuntansi saat ini?
- Bagaimana penggunaan aplikasi untuk procurement ini bersama dengan alat fintech lainnya yang sedang digunakan?
6. Tips Memilih Aplikasi Procurement: Kemudahan dalam Memantau Anggaran
Mengumpulkan data secara akurat adalah hal yang sangat penting ketika memilih aplikasi untuk procurement. Dengan sistem pengadaan berbasis kertas dan manual, mustahil untuk mendapatkan aktivitas anggaran terkait dengan pengadaan secara real time.
Untuk itu, pastikan aplikasi procurement yang Anda pilih bisa memberi data tentang:
- Berapa anggaran yang sudah dibelanjakan?
- Catatan pengeluaran yang telah disetujui tetapi belum dibelanjakan
- Berapa saldo sisa dalam anggaran?
Dengan memiliki data pengeluaran ini sebelum Anda menyetujui permintaan pembelian, tentu bisa membantu melihat bagaimana suatu item mempengaruhi anggaran. Hal ini menghasilkan pengambilan keputusan dan perencanaan keuangan yang lebih baik dan lebih cerdas.
Baca Juga: Kelebihan dan Kekurangan e-Procurement
7. Onboarding dan Implementasi Cepat
Tentunya Anda tidak mau kan membuang waktu banyak saat beralih ke aplikasi untuk procurement yang baru? Untuk itu carilah sistem dan aplikasi untuk procurement yang bisa dialihkan dengan cepat dan bisa segera digunakan. Adapun tanda-tanda aplikasi untuk procurement bisa mudah dialihkan seperti:
- Proses pendaftaran data yang cepat (biasanya hanya memerlukan waktu beberapa hari)
- Materi orientasi dan proses orientasi pengguna yang jelas
- Waktu pelatihan cepat (jam atau hari, bukan minggu atau bulan)
- Testimoni dan ulasan dari pengguna sebelumnya.
Itu tadi beberapa tips memilih aplikasi untuk procurement bagi suatu bisnis. Dengan cara ini, perusahaan pun dapat mengelola siklus pembeliannya dengan baik dan mempertahankan tingkat persediaan yang optimal setiap saat, sehingga memaksimalkan laba pada setiap pesanan pembelian.
Referensi:
https://www.procurify.com/blog/how-to-choose-best-procurement-software/
https://tipalti.com/procurement-hub/choosing-top-procurement-software/
https://www.fraxion.biz/blog/choosing-the-right-procurement-software-solution