Integrasi e-procurement dengan sistem logistik menjadi salah satu aspek penting dalam mengoptimalkan manajemen rantai pasokan.
E-procurement memungkinkan pengelolaan pengadaan barang dan jasa secara digital, sedangkan logistik bertanggung jawab atas pengelolaan distribusi dan pengiriman barang.
7 Strategi Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik
Menggabungkan kedua sistem ini dapat meningkatkan efisiensi, menekan biaya, dan mempercepat waktu pemenuhan permintaan. Berikut adalah tujuh strategi utama untuk mengintegrasikan e-procurement dengan sistem logistik.
1. Menggunakan Platform Terintegrasi
Langkah pertama dalam mengintegrasikan e-procurement dengan logistik adalah menggunakan platform yang mendukung kedua fungsi tersebut secara terpadu.
Banyak sistem ERP (Enterprise Resource Planning) modern memiliki modul untuk e-procurement dan logistik yang sudah terintegrasi, memungkinkan manajemen pengadaan dan distribusi barang diatur dalam satu platform.
Dengan menggunakan sistem yang terpusat, informasi dari e-procurement, seperti permintaan barang, dapat langsung diteruskan ke bagian logistik untuk pengelolaan pengiriman dan distribusi.
Platform terintegrasi ini membantu mengurangi kesalahan akibat duplikasi data, mempermudah pelacakan pesanan, dan memastikan bahwa proses pengadaan dan logistik berjalan mulus tanpa hambatan.
Baca Juga: 4 Perbedaan Procurement dan Purchasing
2. Otomatisasi Proses Pengadaan dan Pengiriman
Strategi penting lainnya adalah otomatisasi proses pengadaan dan pengiriman. Dengan mengotomatisasi pembuatan pesanan, verifikasi faktur, dan pelacakan pengiriman, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Misalnya, ketika suatu pesanan dibuat melalui sistem e-procurement, informasi tersebut dapat secara otomatis disinkronkan dengan sistem logistik untuk mengatur pengiriman barang.
Dengan otomatisasi, proses dari permintaan barang hingga pengirimannya bisa dipercepat, dan semua pihak terkait akan mendapatkan notifikasi otomatis untuk setiap langkah yang dilakukan.
3. Integrasi Data Real-Time
Mengintegrasikan data real-time antara e-procurement dan sistem logistik sangat penting untuk meningkatkan visibilitas dalam rantai pasokan.
Ketika kedua sistem ini dapat saling bertukar data secara real-time, manajer dapat melihat status pesanan, lokasi pengiriman, ketersediaan barang, dan perkiraan waktu kedatangan tanpa harus memeriksa beberapa sistem secara manual.
Dengan visibilitas data yang lebih baik, perusahaan dapat merespons lebih cepat terhadap perubahan atau gangguan dalam rantai pasokan, seperti penundaan pengiriman atau kekurangan stok.
Baca Juga: Apa Saja Tugas Divisi Procurement?
4. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik: Pemantauan Kinerja
Salah satu manfaat dari integrasi ini adalah kemampuan untuk memantau kinerja pemasok dan pengiriman dengan lebih baik.
Sistem e-procurement mengumpulkan data terkait ketepatan waktu pengiriman, kualitas barang, dan kepatuhan pemasok terhadap kontrak.
Di sisi lain, sistem logistik menyediakan informasi tentang durasi pengiriman, efisiensi distribusi, dan status pengiriman.
Dengan menggabungkan data dari kedua sistem ini, perusahaan dapat melakukan analisis kinerja pemasok dan logistik secara menyeluruh.
Informasi ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan strategis, seperti memilih pemasok yang lebih andal atau mengoptimalkan rute pengiriman.
5. Penggunaan Teknologi IoT (Internet of Things)
Mengintegrasikan teknologi IoT ke dalam proses e-procurement dan logistik dapat memberikan nilai tambah signifikan.
Sensor IoT dapat digunakan untuk memantau kondisi barang selama pengiriman, seperti suhu, kelembaban, atau lokasi barang secara real-time.
Data ini kemudian dapat dihubungkan dengan sistem e-procurement untuk memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.
Dengan teknologi IoT, perusahaan dapat memantau kualitas barang sepanjang perjalanan logistik dan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dibeli.
Baca Juga: 7 Manfaat Integrasi e-Procurement dengan Sistem Akuntansi
6. Pengelolaan Inventori yang Lebih Baik
Integrasi antara e-procurement dan logistik juga memungkinkan pengelolaan inventori yang lebih baik.
Ketika sebuah perusahaan melakukan pengadaan barang melalui e-procurement, sistem dapat secara otomatis memperbarui tingkat stok dalam gudang dan merencanakan pengisian ulang stok secara lebih efisien.
Sistem logistik dapat mengelola distribusi barang berdasarkan permintaan dari sistem e-procurement, sehingga memastikan bahwa inventori selalu cukup untuk memenuhi kebutuhan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan stok.
Hal ini membantu meningkatkan efisiensi operasional dan menurunkan biaya penyimpanan.
7. Integrasi e-Procurement dengan Sistem Logistik: Kolaborasi dengan Mitra Logistik
Integrasi antara e-procurement dan sistem logistik juga dapat diperkuat melalui kolaborasi yang lebih erat dengan mitra logistik.
Dengan menyediakan akses ke platform e-procurement yang terintegrasi, mitra logistik dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap pesanan dan dapat merencanakan pengiriman dengan lebih efisien.
Kolaborasi ini dapat mencakup penggunaan dashboard yang memungkinkan mitra logistik melihat jadwal pengiriman, status pesanan, dan permintaan baru secara langsung. Hal ini membantu menciptakan komunikasi yang lebih lancar antara perusahaan dan penyedia layanan logistik.
Integrasi e-procurement dengan sistem logistik adalah langkah penting untuk meningkatkan efisiensi rantai pasokan.
Dengan menggunakan platform terintegrasi, otomatisasi, dan pemantauan real-time, perusahaan dapat mengurangi biaya operasional, mempercepat pengiriman, dan memastikan ketersediaan barang yang tepat waktu.
Selain itu, teknologi seperti IoT dan pengelolaan inventori yang lebih baik juga berperan penting dalam memastikan keberhasilan integrasi ini.
Pada akhirnya, integrasi yang sukses memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kolaborasi dengan pemasok dan mitra logistik, yang pada gilirannya akan meningkatkan kepuasan pelanggan dan daya saing bisnis.
Referensi:
- https://www.gep.com/e-procurement-software-5-ways-in-which-e-procurement-systems-deliver-efficiency-and-performance
- https://www.freightender.com/e-procurement/
- https://www.mdpi.com/2075-5309/14/3/605