Source: Gerd Altmann from Pixabay
Proses bisnis manajemen atau Business Process Management (BPM) adalah metode yang berfungsi untuk menyelaraskan suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut secara efisien.
Ada enam langkah proses bisnis manajemen, yakni:
1. Perencanaan dan Strategi Proses
Source: bongkarn thanyakij from Pexels
Dalam sebuah bisnis, semuanya dimulai dari perencanaan. Agar bermanfaat bagi BPM, strategi harus digerakkan oleh proses. Rencanapun harus dirancang dan berstruktur dengan cara memastikan apa yang dibutuhkan tersampaikan kepada pelanggan.
Ada tiga aktivitas dalam proses perencanaan dan perancangan strategi, yakni sebagai berikut:
a. Proses Primer
Langkah ini adalah proses inti perusahaan yang dengan mudah diidentifikasi karena sifatnya lintas fungsi. Proses ini secara langsung memberikan nilai kepada pelanggan.
Geary Rummler membagi proses ini menjadi membayangkan dan menciptakan produk atau layanan, menghasilkan atau membuat produk atau layanan, dan menjual atau mengirimkan produk atau layanan kepada pelanggan.
Baca juga: Tren Procurement di Tahun 2020
b. Proses Sekunder
Proses ini memberikan dukungan pada proses utama. Sehingga, proses ini secara tidak langsung memberikan nilai, dan biasanya terbatas pada area fungsional organisasi.
Contoh proses ini adalah manajemen SDM, pengembangan teknologi, manajemen teknologi informasi, pengadaan persediaan, dan manajemen fasilitas.
c. Proses Manajemen
Semua organisasi mengupayakan efisiensi dan efektivitas. Tugas pemantauan yang bertanggung jawab atas ini adalah proses manajemen. Proses-proses ini memperhatikan proses primer dan sekunder, terutama untuk memantau apakah keduanya berada di jalur yang tepat dalam memenuhi tujuan operasional dan keuangan perusahaan.
2. Analisis Proses Bisnis
Source: Startup Stock Photos from Pexels
Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengetahui apakah proses bisnis yang ada saat ini selaras dengan tujuan dan sasaran organisasi.
Metodologi tertentu diterapkan dalam fase analisis. Langkah paling umum yang dilakukan adalah pengumpulan data dan informasi tentang proses bisnis, rencana strategis, dan model proses.
Analisis akan memberikan wawasan tentang kekuatan dan kelemahan proses bisnis, dan membuka jendela untuk memahami bagaimana mereka memengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.
Teknik analisis proses dapat diklasifikasikan menjadi dua, yakni:
a. Analisis Kualitatif
Analisis ini dieksekusi untuk mengidentifikasi limbah, redudansi, atau kerugian yang timbul dalam proses mengidentifikasi dan memahami semua masalah yang terlibat, lalu memprioritaskannya secara sesuai.
b. Analisis Kuantitatif
Analisis ini tergantung pada proses yang dianalisis. Umumnya digunakan untuk analisis persyaratan kapasitas, tingkat kesalahan di tingkat proses, serta biaya. Analisis waktu siklus juga merupakan aplikasi umum dari analisis aliran, di mana durasi rata-rata atau waktu siklus untuk seluruh proses atau langkah dalam proses dihitung untuk menilai efisiensi dan efektivitas.
Baca juga: Apa Itu Purchase Order?
3. Desain dan Pemodelan Proses Bisnis
Source: Lex Photography from Pexels
Tujuan utama dari proses ini adalah menghasilkan desain yang memberikan gambaran lengkap dari proses.
Perhatian utama dalam langkah ini adalah sifat pekerjaan, waktu, durasi dan frekuensi kinerja pekerjaan, lokasi kinerja pekerjaan, metodologi, alat dan teknik yang digunakan, serta identifikasi dan pemahaman tentang faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi proses. Hal-hal tersebut akan mempengaruhi desain.
Selanjutnya, model proses bisnis akan memainkan peran sentral yang mengelola unit manajemen keuangan dan mencari peluang untuk perubahan. Jika ada rencana untuk ekspansi dan pertumbuhan bisnis, maka model proses bisnis juga akan sangat membantu.
Desain dan model proses bisnis bisa dibentuk dalam deskripsi naratif, diagram, atau ilustrasi, asalkan memberikan perspektif dari langkah sebelumnya.
4. Implementasi Proses
Source: Wokandapix from Pixabay
Proses yang dirancang (atau didesain ulang) akan diimplementasikan. Implementasi dilakukan baik secara sistemik atau nonsistemik. Implementasi sistemik memerlukan penggunaan software dan teknologi spesifik dalam mengimplementasikan desain proses.
Implementasi nonsistemik adalah ketika alat BPM teknologi ini tidak dapat digunakan. Pilihan antara keduanya akan sangat tergantung pada sifat proses bisnis dan sumber daya organisasi. Ditambah lagi, penggunaan teknologi terikat pada biaya perusahaan.
5. Pemantauan dan Pengendalian Proses
Source: Christina Morillo from Pexels
Proses, setelah diterapkan, membutuhkan pelacakan, pengukuran, dan pengendalian, yang seharusnya dilakukan secara terus-menerus. Tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk memastikan apakah perubahan atau penyesuaian dilakukan pada setiap proses, atau bahkan sumber daya dan alat yang digunakan dalam implementasinya.
Analitik proses bisnis adalah input utama dalam fase ini, di mana analisis historis digunakan untuk tujuan pengendalian proses. Pemantauan kegiatan bisnis biasanya dilakukan melalui penggunaan pemberitahuan berbasis aturan, terutama di organisasi yang memiliki infrastruktur TI sendiri yang dapat mereka gunakan untuk inisiatif BPM.
Baca juga: 6 Elemen Utama dalam Transformasi Procurement
6. Perbaikan atau Pengembangan
Source: athree23 from Pixabay
BPM memungkinkan organisasi mempertahankan kualitas dan kinerja proses bisnisnya yang berkualitas tinggi. Melalui pemantauan dan pengendalian kinerja proses, organisasi akan dapat berinovasi dan meningkatkan prosesnya, terutama melalui pendesainan ulang dan rekayasa ulang.
Pada dasarnya, hasil dari semua pekerjaan analisis dan desain (dan pendesainan ulang) akan diimplementasikan untuk menyempurnakan proses tersebut. Ingat bahwa perusahaan bertujuan untuk mengoptimalkan prosesnya melalui BPM, dan itu sebagian besar dipenuhi dalam fase ini.
Fase ini menargetkan peningkatan atau penyempurnaan tiga aspek: kinerja proses, manajemen proses, dan organisasi secara keseluruhan.
Tentang ProcurA
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Tertarik mencari tahu lebih banyak tentang software procurement lengkap yang kami tawarkan? Kunjungi situs kami di sini. Sukses!