Gartner, sebuah perusahaan penelitian dan penasihat ternama pernah mengatakan kalau organisasi procurement yang menggunakan teknologi otomatisasi dan analitik secara efektif melihat peningkatan visibilitas 54%, kecepatan eksekusi 47%, peningkatan kepatuhan 37%, dan peningkatan tingkat tabungan 21%.
Di industri 4.0 ini, procurement dapat menggambarkan nilai suatu organisasi tersebut sebagai bisnis dan mitra strategis terpercaya. Selain peningkatan produktivitas dan penghematan yang lebih besar, procurement saat ini dapat memanfaatkan kekuatan transformatif dari kemampuan digital yang menawarkan data dan kemampuan analitik canggih untuk membangun model bisnis baru, membantu bisnis berjalan lebih lincah, gesit dan responsif terhadap pelanggan dan pemangku kepentingan.
Manajer procurement yang terampil harus menjaga agar biaya tetap sejalan sambil tetap memastikan bahwa mereka memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dengan procurement produk dan layanan yang berkualitas.
Dalam transformasi procurement, ada 6 elemen utama yang harus diperhatikan dalam manajemen procurement. Apa saja itu? Simak di bawah ini.
1. Keahlian
Memilih orang yang tepat menjalankan tugas procurement merupakan salah satu elemen kunci dalam manajemen procurement. Tim procurement yang sukses membutuhkan pekerja dengan keahlian untuk mengevaluasi supplier, menyiapkan dan menegosiasikan kontrak dan memastikan produk dan layanan memenuhi spesifikasi dan standar kualitas. Keahlian mereka juga harus diperluas untuk penggunaan teknologi karena banyak sistem manajemen pembelian menggabungkan sistem komputer dan perangkat lunak.
Baca Juga: 3 Tips Mencegah Korupsi Menggunakan eProcurement
2. Data
Data adalah bahan pokok untuk transformasi digital. Dari memprediksi kebutuhan orang hingga mengidentifikasi barang dan jasa yang tersedia, siapa yang merupakan pemasok terbaik dan patokan memilih harga terbaik, data dalam hal ini sangat diperlukan. Karena itu, banyak perusahaan procurement sangat bergantung pada informasi transaksi atau data item baris yang tidak cukup
3. Teknologi
Sementara teknologi futuristik seperti AI atau Artificial Intelligence, pemrosesan bahasa alami, analitik, dan bot terus berkembang, tunggu apa lagi dalam penerapan teknologi yang lebih sederhana seperti otomatisasi proses, produk SaaS, integrasi dan lain-lain. Teknologi ini yang nantinya dapat membantu memfasilitasi berbagai kegiatan dan proses melalui tingkat lanjut pelaporan cerdas.
Baca Juga: Inilah 6 Pokok Fundamental dalam Procurement yang Harus Diperhatikan
4. Manajemen Etika dan Vendor
Manajemen vendor adalah proses mengevaluasi dan memilih vendor berdasarkan produk, harga, dan kinerja. Sangat penting untuk program procurement yang efektif dan tergantung pada menciptakan, mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang sukses. Tugas-tugas ini juga harus dilakukan dengan cara yang etis, tanpa menunjukkan pilih kasih kepada vendor tertentu berdasarkan hubungan manajer procurement dengan vendor tersebut.
5. Check and Balance
Jaminan kualitas adalah elemen penting lain dari manajemen pengadaan. Tim procurement perlu memastikan bahwa mereka akan secara konsisten memenuhi kebutuhan pelanggan mereka. Untuk mencapai ini, tim harus menggunakan metrik kinerja untuk mengevaluasi kualitas, fleksibilitas, dan ketepatan waktu vendor. Selain itu, manajer procurement membutuhkan sistem dokumentasi, pencatatan, tindak lanjut, dan tindakan korektif yang akurat. Sistem pengawasan dan kontrol yang tepat menjamin tingkat kepuasan pelanggan dan vendor yang tinggi.
Baca Juga: Simak di Sini Penjelasan Simple Prosedur Tender dalam eProcurement!
6. Kebijakan, Prosedur & Model Pengoperasian
Dari pemangku kepentingan internal perusahaan hingga karyawan dan suppliernya, procurement digital menciptakan platform dengan suara bulat untuk semua. Ini memungkinkan kolaborasi dan interaksi yang unggul bersama dengan akses ke data yang kuat dan berwawasan luas. Agar organisasi procurement dapat memanfaatkan transformasi ini secara maksimal, organisasi harus meninjau kebijakan, prosedur, dan model operasinya.
Nah, itulah enam elemen penting dalam transformasi procurement yang terjadi di industri 4.0 ini. Procurement sendiri memang cocok diadopsi oleh perusahaan besar untuk membangun strategi perusahaan jauh lebih kuat lagi.
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement juga bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Anda juga dapat menggunakan software e-procurement dengan mengunjungi situs kami di sini. Sukses!
Sumber:
- https://work.chron.com/critical-elements-procurement-management-28415.html
- https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/a-5-point-digital-procurement-checklist-for-your-company.html
- https://tenstep.com/use-these-eight-elements-within-your-procurement-plan/
(RTS)