Source: Startup Stock Photos from Pexels
Berbagai jenis software eprocurement tersedia untuk membantu bisnis Anda dalam menangani proses procurement dengan efisiensi dan produktivitas yang lebih besar.
Namun, untuk menemukan sistem eprocurement yang memberikan nilai terbaik untuk investasi Anda, penting untuk memahami opsi dan manfaat yang diberikan masing-masing software.
Tidak semua software eprocurement dibuat sama. Beberapa aplikasi fokus pada peningkatan proses tunggal, seperti siklus procurement-to-pay, atau penanganan sistem tunggal yang kompleks, seperti manajemen supplier.
Sistem eprocurement yang lebih kuat mengambil pendekatan yang komprehensif. Tidak hanya menghubungkan aspek-aspek berbeda dari proses procurement, tetapi juga mengintegrasikan procurement dengan sumber daya software yang ada. Misalnya, perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan software akuntansi. Tujuannya untuk menciptakan lingkungan software tunggal yang saling terhubung satu sama lain dan mendukung tujuan strategis seluruh organisasi.
Baca juga: Mengenal Procure to Pay, Siklus Membeli sampai Membayar
Jenis-Jenis Software eProcurement
Rantai pasokan yang tidak dioptimalkan, manajemen kontrak yang tidak sesuai, serta data pengeluaran buram atau tidak lengkap adalah beberapa tantangan procurement yang paling umum dan bersifat universal.
Beberapa jenis software eprocurement paling umum yang bisa menjadi solusi masalah tersebut meliputi:
1. Spend Analytics
Source: PhotoMIX Ltd. from Pexels
Setiap transaksi, komunikasi, dan interaksi yang dilakukan selama menjalankan bisnis menghasilkan data. Analisis pengeluaran menunjukkan pola dalam perilaku pembelian Anda yang dapat membantu Anda merampingkan proses internal dan mengoptimalkan penghematan biaya.
Banyak aplikasi analisis pengeluaran memungkinkan Anda berefisiensi berdasarkan pemasok, kategori, proyek, dll.
2. Purchase Order Software
Source: Pixabay
Dengan mengotomatiskan proses purchase order, software ini akan meningkatkan manajemen pengeluaran dengan memberikan catatan lengkap dari setiap pembelian, pelacak dan penyimpan semua data pengeluaran untuk akses yang lebih mudah, serta menghilangkan waktu dan uang yang terbuang karena kesalahan personal, korupsi, dan penipuan.
Pengguna dapat membuat pesanan pembelian dari template, diisi secara otomatis dengan informasi permintaan pembelian, syarat, serta harga vendor, di samping boilerplate yang diperlukan oleh internal perusahaan sendiri.
Alur kerja persetujuan pesanan pembelian bersifat otomatis untuk mencegah kecurangan.
3. Supplier Relationship Management
Source: Oleg Magni from Pexels
Menemukan, memilih, dan bekerja dengan supplier terbaik untuk bisnis Anda dapat menghasilkan manfaat signifikan dalam bentuk pengurangan risiko, laba lebih tinggi, dan keunggulan kompetitif yang lebih baik.
Tujuan software dalam kategori ini adalah memudahkan identifikasi dan perekrutan serta menjalin hubungan dengan vendor. Hal ini dapat membantu Anda membangun supply chain yang beragam, sehat, dan optimal.
Supplier discovery software digunakan untuk mencari vendor berdasarkan kriteria spesifik, mulai dari kapasitas, lokasi, riwayat kepatuhan, sampai sertifikasi khusus. Software supplier relationship management digunakan untuk mencatat informasi pemasok yang akurat dan terkini, melacak riwayat kinerja pemasok, profil risiko, dan untuk memastikan Anda mengembangkan pemasok utama secara efektif dan merehabilitasi kinerja yang kurang baik.
Baca juga: 6 Elemen Utama dalam Transformasi Procurement
4. Electronic Sourcing (eSourcing)
Source: Mohamed Hassan from Pixabay
Dengan software ini, Anda akan mendapatkan pemasok potensial. Saat ini aplikasi tersebut digunakan untuk menanggapi permintaan requests for proposal (RFP), requests for quotes (RFQ), requests for information (RFI), dan lain-lain. Anda juga dapat mendorong persaingan sehat antar supplier dengan melihat peringkat dan nilai penawaran mereka dibanding pesaing mereka.
5. Manajemen Kontrak
Source: Pixabay from Pexels
Dengan menyediakan template, content library, dan dukungan untuk konten yang dibuat khusus untuk pengguna, software manajemen kontrak memudahkan pengguna membuat kontrak sesuai permintaan dengan waktu dan upaya minimal.
Pengguna sendiri dapat menentukan kontrak secara elektronik untuk persetujuan, pelacakan, penambahan atau revisi; memberi tahu tim procurement dan bagian hukum ketika kontrak akan habis; dan memberikan solusi penyimpanan dokumen dan manajemen data yang terpusat.
6. Software Procurement
Source: StockSnap from Pixabay
Software procurement menciptakan pengalaman berbelanja bagi pengguna yang mirip dengan apa yang mungkin mereka temukan saat membeli barang pribadi di website. Eprocurement memungkinkan pihak procurement profesional untuk membuat katalog barang dan jasa yang telah diisi sebelumnya dan belum diisi dari vendor yang disetujui.
Pengguna dapat memilih barang dan layanan yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Pengguna juga dapat memeriksanya setelah permintaan pembelian dibuat dan dialihkan, baik untuk persetujuan atau maupun langsung ke procurement untuk menghasilkan purchase order.
7. Electronic Invoicing (eInvoicing)
Source: Blickpixel from Pixabay
Dikenal sebagai software ePayment, einvoicing menghubungkan supplier ke sistem procurement dan akuntansi Anda untuk memungkinkan pembuatan faktur bebas kertas yang lebih akurat dan efisien.
Beberapa paket menawarkan diskon bawaan khusus untuk pembayaran awal, serta integrasi dengan manajemen kontrak, eProcurement, dan perangkat lunak akuntansi. Tujuannya untuk membantu memastikan pengguna hanya memesan barang dari vendor yang mematuhi syarat, ketentuan, dan harga yang disetujui secara kontrak.
Baca juga: Apa Peran Procurement Analyst?
8. Custom Procurement Software Packages
Source: Christina Morillo from Pexels
Ketika pengguna membuat atau membeli perangkat yang menawarkan fungsionalitas lengkap di luar kotak, mereka telah memilih solusi procurement custom untuk pembayaran. Jika mereka menambahkan kemampuan eSourcing ke paket itu, ini menjadi solusi source-to-pay.
9. Comprehensive Procurement Suites
Source: Nikin from Pixabay
Beberapa perusahaan seperti ProcurA menawarkan rangkaian software procurement yang dapat disesuaikan dan lengkap. Jenis software eprocurement ini mencakup banyak atau bahkan semua jenis software procurement. Bahkan, dilengkapi pula fitur seperti manajemen inventaris, manajemen aset, dan integrasi manajemen proyek.
Tentang ProcurA
Jika Anda tertarik menggunakan e-procurement berbasis cloud dengan layanan lengkap untuk perusahaan Anda, ProcurA bisa jadi pilihan tepat. Perusahaan ini menyediakan jasa perangkat lunak e-procurement yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Silahkan klik di sini untuk informasi lebih lanjut.