Bisnis sangat bergantung pada supplier dalam pengadaan barang dan jasa seperti bahan baku, komponen, dan layanan. Mengandalkan supplier itu berarti menerima risiko tertentu, karena kinerja mereka dapat berdampak langsung pada keberhasilan bisnis Anda. Untuk itu, sangat penting memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok menggunakan indikator kinerja utama (KPI).
KPI pengadaan barang dan jasa dapat membantu Anda menentukan seberapa bagus kinerja supplier. Tim procurement menggunakan KPI untuk memastikan bahwa supplier memenuhi kewajiban yang ditetapkan dalam kontrak. Hal ini membuat Anda lebih memahami kinerja perusahaan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
Baca Juga: Apa Saja Tugas Divisi Procurement?
8 KPI Memilih Supplier Pengadaan Barang dan Jasa
Ketika menerapkan KPI, maka Anda perlu menggunakan hal yang minimal dan mendasar. Hal ini bisa sesederhana memastikan produk atau layanan dikirimkan tepat waktu. Dalam hal ini, KPI yang perlu Anda gunakan akan minimal dan mendasar.
Dalam situasi lain, kontrak Anda akan jauh lebih rumit karena ekspektasi Anda berubah dan berkembang seiring waktu. Dalam kasus ini, KPI pemasok akan lebih menyeluruh dan data yang Anda kumpulkan akan memberikan wawasan penting.
1. Pengontrolan Kualitas
Kontrol kualitas merupakan bagian penting ketika memilih supplier. Adanya tingkat pengontrolan bisa digunakan untuk mengukur dan mencatat jumlah produk cacat atau rusak yang dikirimkan pemasok.
Seiring berjalannya waktu, informasi ini bisa memberi gambaran bagaimana keandalan dan kepercayaan mereka. Selain itu, waktu yang dibutuhkan pemasok untuk memperbaiki produk juga harus dipertimbangkan.
2. Waktu Pengiriman Barang dan Jasa
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan. Lead time adalah durasi antara saat pemasok menerima pesanan dan saat pesanan dikirim. KPI dalam memilih supplier pengadaan barang dan jasa ini bisa mengukur frekuensi pengiriman yang terlambat dan seberapa besar dampaknya terhadap bisnis atau produksi Anda.
3. Siklus Cash-to-Cash
Siklus ini merupakan jumlah waktu antara membayar bahan baku ke supplier dan menerima pembayaran dari pelanggan Anda. Semakin pendek siklus ini, maka semakin efisien proses rantai pasokan Anda.
Jika siklusnya lebih panjang dari yang diinginkan, Anda perlu mengetahui setiap proses dalam siklus tersebut untuk menentukan di mana harus melakukan perbaikan.
Baca Juga: Begini Tahapan dalam Proses Procurement!
4. KPI Supplier Pengadaan Barang dan Jasa: Kepatuhan Pada Kontrak
KPI kepatuhan kontrak berarti mengonfirmasi bahwa supplier memberikan apa yang mereka janjikan selama negosiasi. Apakah mereka telah menepati perjanjian tentang harga dan kenaikan harga? Apakah mereka mematuhi waktu pengiriman? Apakah tingkat layanan yang Anda terima sudah sesuai?
Dalam hal kepatuhan kontrak pemasok, pengadaan barang dan jasa diupayakan harus mencapai 100%.
5. Ketersediaan Supplier
KPI pengadaan barang dan jasa ini mengukur kemampuan supplier dalam menanggapi kebutuhan darurat dengan segera. KPI ini ditentukan dengan menghitung rasio jumlah produk disediakan oleh pemasok terhadap jumlah total pesanan yang dilakukan kepada mereka.
Dengan memantau nilai ketersediaan supplier, Anda dapat menentukan seberapa andal mereka dalam menghadapi permintaan mendesak. Untuk rantai pasokan yang efisien dan tingkat efisiensi yang ideal, penting untuk menjaga ketersediaan supplier di atas 90%.
6. Inovasi Supplier
KPI inovasi dapat digunakan dalam sejumlah cara. Misalnya minta supplier untuk berinovasi dalam hal meningkatkan desain produk atau menggunakan bahan alternatif yang bisa menjaga harga tetap rendah. Dengan ini supplier bisa dapat mengembangkan proses baru yang meningkatkan efisiensi.
7. Risiko dan Transparansi
KPI ini mengharuskan supplier untuk memberikan bukti bahwa mereka patuh dan stabil untuk melindungi reputasi merek perusahaan Anda. Penting juga untuk mengharuskan mereka menerapkan langkah-langkah keamanan yang memadai. Anda perlu melacak seperti risiko kredit pemasok.
Baca Juga: 6 Rahasia Strategi Branding, Bikin Bisnis Anda Terkenal
8. Pelayanan Pelanggan
KPI supplier pengadaan barang dan jasa berikutnya sangat penting untuk menilai keseluruhan pengalaman bekerja dengan mereka. Apakah layanan pelanggan sesuai dengan standar yang diharapkan? Apakah keluhan dan masalah ditangani secara profesional dan efisien, dan apakah mudah untuk berkomunikasi?
Untuk KPI ini berlaku dua arah sehingga Anda juga perlu melakukan survei terhadap supplier untuk mendapatkan umpan balik. Tanyakan pengalaman mereka bekerja dengan Anda sebagai pelanggan dan bagaimana hubungan tersebut dapat ditingkatkan.
Penting suatu bisnis untuk memahami cara penggunaan KPI untuk mengelola kinerja supplier pengadaan barang dan jasa. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan profitabilitas dalam bisnis.
Referensi:
https://una.com/resources/article/7-supplier-kpis-you-should-be-measuring/
https://www.truecommerce.com/blog/supplier-kpi-tracking/
https://www.zoho.com/expense/articles/6-essential-supplier-kpis.html