Source: Trang Le from Pixabay
Purchase Order (PO) memainkan peran penting dalam mengendalikan pembelian dalam suatu bisnis. Kali ini, ProcurA akan mendefinisikan secara rinci apa itu purchase order, menguraikan informasi apa yang termasuk di dalamnya, manfaat utama menggunakan purchase order, dan langkah-langkah kunci dalam proses purchase order.
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order adalah konfirmasi resmi pesanan. Dokumen purchase order umumnya dikirim dari pembeli ke vendor yang mengesahkan pembelian.
Informasi Apa Saja yang Termasuk dalam Purchase Order?
Source: Mohamed Hassan from Pixabay
Purchase order meliputi banyak informasi, termasuk di dalamnya nama perusahaan yang membeli barang atau jasa, tanggal, deskripsi dan jumlah barang atau jasa, harga, alamat surat, informasi pembayaran, alamat faktur, hingga nomor pesanan pembelian.
Baca Juga: Apa Saja Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order?
Mengapa Perusahaan Menggunakan Purchase Order?
Source: Catkin from Pixabay
Purchase order digunakan karena beberapa alasan:
1. Menetapkan tujuan yang jelas
Purchase order memungkinkan pembeli untuk mengklarifikasi kebutuhan pembeliannya kepada vendor. Hal ini tidak hanya membantu pemastian pembelian, namun teknisnya dari kedua belah pihak, seperti dengan menggunakan cek formal jika pesanan tidak dikirimkan seperti yang diharapkan.
2. Membantu pengelolaan pesanan
Banyak bisnis menunjuk individu tertentu untuk mengelola inventaris, yang biasanya mencakup pemrosesan pesanan masuk. Departemen yang biasanya mengurusi hal-hal ini termasuk di dalamnya procurement, keuangan, atau operasional.
Purchase order akan membantu departemen terkait dokumentasi resmi pengiriman yang masuk atau yang tertunda, sehingga orang yang bertangggungjawab dapat melacak dan mengelola pesanan secara lebih efektif.
3. Membantu penganggaran
Setelah purchase order dibuat, pembeli dapat segera memasukkan biaya ini ke dalam anggaran perusahaan. Perusahaan akan mendapat manfaat dengan kepemilikan catatan yang jelas mengenai jumlah uang yang dihabiskan dan tujuannya.
4. Mengikat secara hukum
Purchase order termasuk dalam dokumen yang mengikat secara hukum. Hal ini pernah terjadi pada kasus peradilan yang melibatkan MidAtlantic International Inc. dan AGC Flat Glass North America Inc, pada tahun 2014.
Dalam kasus ini, pengadilan federal menetapkan bahwa purchase order adalah kontrak yang dapat diberlakukan antara dua pihak. Dengan tidak adanya kontrak formal, purchase order dapat berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum hanya setelah diterima oleh vendor.
5. Bagian kunci dari jejak audit
Auditor mencari perbedaan dalam laporan keuangan. Auditor umumnya akan sangat tertarik pada barang dan jasa yang masuk dan pembayaran keluar. Penerbitan, pemrosesan, dan pencatatan purchase order adalah cara yang bagus untuk membuat audit melacak jejak keuangan dalam sebuah perusahaan.
Manfaat di atas diarahkan untuk pembeli, tetapi purchase order juga merupakan dokumen penting bagi vendor. Vendor menggunakannya untuk pemenuhan pesanan dan pemrosesan pembayaran.
Baca Juga: 5 Kesalahan Umum Purchase Order yang Harus Dihindari
Apakah Semua Bisnis Membutuhkan Purchase Order?
Source: Michael Schwarzenberger from Pixabay
Tidak semua bisnis membutuhkan purchase order karena tergantung pada beberapa faktor. Tetapi, secara umum, purchase order adalah praktik bisnis yang baik untuk menjaga agar bisnis tetap berjalan lancar.
Di dunia sekarang ini, komunikasi terjadi dengan kecepatan cahaya. Pesanan dibuat lewat telepon, melalui email, dan bahkan melalui SMS. Meninggalkan konfirmasi formal pesanan berarti perusahaan atau vendor kemungkinan lupa akan detail pesanan penting.
Beberapa institusi tidak memerlukan purchase order untuk barang-barang tertentu, seperti…
- Biaya antardepartemen (toko buku, ruang cetak, dll.). Sebaliknya, biaya ini ditagih bulanan.
- Penggantian biaya perjalanan. Formulir permintaan cek digunakan sebagai gantinya.
- Perpanjangan keanggotaan dan langganan tahunan. Permintaan penggantian biaya diperlukan sebagai gantinya.
- Memesan peralatan kantor secara online dari pemasok yang ditunjuk universitas.
Bagaimana Langkah Purchase Order?
Source: Pixabay
Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses purchase order. Bagaimanapun, proses purchase order adalah salah satu bagian dari proses procurement yang lebih luas dan mencakup banyak hal, mulai dari pengidentifikasian kebutuhan barang atau jasa hingga pembayaran.
1. Pembeli membuat daftar permintaan pembelian
Proses pemesanan pembelian dimulai dengan daftar permintaan pembelian, dokumen yang dibuat oleh pembeli dan diserahkan ke departemen yang mengontrol keuangan. Pertimbangan adalah bagian dari proses di mana perusahaan mendapatkan persetujuan untuk membeli barang dan jasa yang inginkan.
Pihak yang berwenang memberikan persetujuan dapat memilih untuk menyetujui, menolak, atau menandai permintaan Anda untuk diskusi lebih lanjut. Perbedaan utama antara permintaan pembelian dan purchase order adalah permintaan pembelian lebih mengarah pada izin dan purchase order lebih menjurus pada pembelian.
2. Pembeli menerbitkan pesanan pembelian
Setelah departemen pembelian atau pengadaan menyetujui permintaan pembelian, pembeli akan mengeluarkan purchase order kepada vendor. Purchase order umumnya dibuat menggunakan sistem pembelian elektronik seperti ProcurA yang memungkinkan perusahaan melacak purchase order dan mengirimkannya secara elektronik.
3. Vendor menyetujui, menolak, atau mengirimkan purchase order
Vendor akan meninjau purchase order secara menyeluruh, memperhatikan jumlah, harga, barang jatuh tempo, serta syarat dan ketentuan.
Setelah vendor menyetujui pesanan pembelian (biasanya melalui email atau menggunakan perangkat lunak e-procurement), mereka menyiapkan barang atau jasa yang akan dikirimkan. Jika vendor tidak memiliki barang atau masalah lain selama masa pemesanan, hal ini bisa didiskusikan lebih lanjut.
4. Pembeli mencatat pesanan pembelian
Langkah terakhir dalam proses purchase order terdiri dari pembeli yang mencatat purchase order. Seperti yang disebutkan sebelumnya, mengajukan purchase order adalah kebiasaan yang baik dalam hal audit.
Setelah langkah-langkah dalam proses purchase order di atas selesai, barang atau jasa dikirim lalu diperiksa. Setelah itu, vendor mengeluarkan faktur kepada pembeli, pembayaran dilakukan, dan transaksi selesai.
Apa Perbedaan Purchase Order dan Faktur?
Source: Mohamed Hassan from Pixabay
Meskipun tampak serupa, purchase order dan faktur sangat berbeda. Faktur meminta pembayaran untuk pembelian dan dikirim dari vendor ke pembeli. Isi faktur meliputi informasi yang sama seperti dalam purchase order, yakni nomor faktur, informasi kontak vendor, setiap kredit atau diskon untuk pembayaran awal, jadwal pembayaran, serta jumlah total.
Perbedaan utama antara kedua dokumen tersebut adalah purchase order meminta pembuatan faktur. Purchase order dikirim dari pembeli ke vendor, sedangkan faktur dikirim dari vendor ke pembeli. Selain itu, purchase order secara resmi memesan barang atau jasa dari vendor sementara faktur meminta pembayaran untuk pesanan.
Baca Juga: Mari, Cari Tahu dan Kenali Jenis-jenis e-Procurement di Sini!
Mengapa Perusahaan Perlu Mengotomatiskan Proses Pemesanan?
Source: energepic.com from Pexels
Proses purchase order adalah hal yang penting. Tetapi, tanpa adanya sistem e-procurement, proses purchase order dilakukan secara manual dan memakan waktu. Dengan sistem seperti ProcurA, seluruh proses menjadi lebih efisien.
Berikut beberapa alasan Anda harus mengotomatiskan proses purchase order:
1. Semua dokumen pembelian terpusat di satu lokasi dan dapat diakses dari mana saja
Referensi permintaan pembelian dan purchase order akan jauh lebih efektif dengan solusi e-procurement. Perusahaan dapat mengakses semua detail yang dibutuhkan, kapanpun Anda membutuhkannya, di satu tempat.
2. Katalog vendor otomatis membuat daftar permintaan pembelian lebih mudah
Perusahaan dapat membuat daftar permintaan pembelian dengan formulir standar online menggunakan katalog vendor otomatis kami. Katalog online memudahkan perusahaan menemukan barang yang dicari dengan harga yang tepat dari pemasok pilihan. Perusahaan juga dapat menyimpan barang untuk penghematan lebih besar dan membuat pembelian lebih nyaman.
3. Persetujuan terjadi lebih cepat
Mendapatkan daftar permintaan pembelian yang sudah disetujui dapat lebih cepat dan lebih mudah dengan sistem otomatis. Perusahaan dapat mengirimnya langsung ke orang yang bertanggung jawab dan disetujui melalui sistem. Menyiapkan alur kerja persetujuan semudah mengklik tombol.
Setelah departemen yang bertanggungjawab menetapkan pemberi persetujuan, ia akan langsung mulai menerima permintaan persetujuan otomatis, yang memicu pembuatan purchase order. Persetujuan dapat dikelola saat bepergian sehingga tidak ada lagi penahanan pesanan.
4. Pesanan pembelian mudah dibuat dan dibagikan
Seperti permintaan pembelian, purchase order juga mudah dikelola melalui perangkat lunak e-procurement. Perusahaan tidak perlu lagi khawatir tentang format untuk purchase order karena semuanya sudah diisi sebelumnya. Selain itu, perusahaan dapat mengirimnya ke vendor dalam format apapun.
5. Visibilitas pembelanjaan lebih luas
Dengan sistem e-procurement, perusahaan memiliki akses ke wawasan dan analitik yang dapat membantu perusahaan mengelola pembelanjaan bisnis secara lebih efektif. Perusahaan dapat melihat dampak dari permintaan pembelian sebelum perusahaan menyetujuinya, dan anggaran secara otomatis diperbarui.
6. Rangkuman status pesanan
Perusahaan dapat melihat status semua pesanan di satu tempat dengan manfaat besar untuk mengotomatiskan proses purchase order. Perusahaan dapat dengan mudah melihat momen-momen penting dalam proses purchase order, seperti permintaan pembelian yang disetujui atau ditolak, dan pesanan pembelian mana yang telah dikirim.
Proses purchase order penting untuk bisnis. Mengembangkan dan memelihara proses purchase order profesional sangat baik untuk membangun hubungan pemasok yang optimal, menjaga jejak audit, tetap berpegang pada anggaran, dan manfaat berharga lainnya. Mengotomatiskan purchase order dapat membantu merampingkan komunikasi dan meminimalkan risiko keuangan.
Tentang ProcurA
ProcurA adalah penyedia solusi e-procurement yang bisa menjadi pilihan Anda untuk menangani purchase order. Anda bisa melihat manfaat lain dari software e-procurement kami dengan mengunjungi situs kami di sini.
Sumber:
- https://www.purchasecontrol.com/blog/purchase-order-process/
- https://kissflow.com/procurement-process/purchase-order/purchase-order-process/
- https://www.lucidchart.com/blog/mastering-the-purchase-order-process
- https://tallyfy.com/purchase-order-process/