Banyak orang yang menggunakan istilah purchasing dan procurement dalam waktu yang bersamaan tanpa tahu keduanya sebenarnya memiliki perbedaan. Fungsi dari dua istilah tersebut sebenarnya cukup berbeda dilihat dari cakupan tugas, orang-orang yang terlibat dan tujuan yang ingin dicapai.
Memang benar bahwa beberapa organisasi lebih suka menggunakan satu istilah daripada yang lain, tetapi seringkali gagal mempelajari perbedaan procurement dan purchasing dapat membuat organisasi mengabaikan komponen-komponen utama yang berpotensi melanggar garis bawah organisasi.
Lantas, apa perbedaan procurement dan purchasing? Yuk, simak selengkapnya di bawah ini!
Procurement
Procurement melibatkan proses pemilihan vendor, penetapan syarat pembayaran, pemeriksaan strategis, seleksi, negosiasi kontrak dan pembelian barang secara aktual.
Procurement berkaitan dengan memperoleh (pengadaan) semua barang, layanan, dan pekerjaan yang vital bagi suatu organisasi. Procurement, pada dasarnya, istilah umum dari payung tempat pembelian atau purchasing.
Baca Juga: Inilah Beberapa Keuntungan Menggunakan e-Procurement
Pertimbangan dalam upaya procurement meliputi:
-
Etika Bisnis
Tanggung jawab pekerjaan di bidang procurement termasuk di dalamnya memastikan bahwa nilai-nilai perusahaan dijunjung tinggi dan bahan baku didapat dengan cara yang etis, legal, dan disetujui pelanggan.
-
Logistik
Procurement juga diharuskan untuk memastikan metode pengiriman yang optimal, memperhitungkan waktu, biaya, pajak dan tarif, risiko.
-
Kualitas
Strategi procurement termasuk didalamnya mengidentifikasi kualitas terbaik dengan harga terendah.
-
Kemampuan supplier
Procurement umumnya akan mengawasi supplier dengan ketat, memastikan mereka mampu mengirimkan jumlah barang yang dibutuhkan tepat waktu. Kegiatan pencarian supplier ini merupakan tugas procurement agar dapat memastikan rantai pasokan tidak terganggu.
-
Biaya
Penggunaan proses penawaran tender yang kompetitif dari supplier terpercaya dan memastikan harga yang didapat adalah harga terendah dengan ketentuan pembayaran yang paling menguntungkan, termasuk dalam tugas procurement.
Baca Juga: Apa Saja Tujuan Procurement bagi Perusahaan Anda?
-
Anggaran Keseluruhan
Salah satu manfaat dari procurement adalah peningkatan daya beli. Dengan mengkonsolidasikan pengeluaran dari semua departemen, manager procurement umumnya dapat menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik berdasarkan pada penetapan harga grosir.
-
Kontrol Pengeluaran
Strategi procurement komprehensif mengidentifikasi kategori pengeluaran atas pembelian berdasarkan kategori. Kontrol ketat dapat mengurangi risiko pengeluaran yang tidak merata dan pembelian yang tidak disetujui sebelumnya.
-
Analisis Risiko
Manajemen risiko merupakan bagian integral dari manajemen procurement yang efektif, terutama untuk skala besar atau bisnis yang beragam secara geografis.
-
Menetapkan Protokol untuk Pembelian
Strategi procurement memfasilitasi pemesanan dan menghilangkan terhambatnya penetapan aturan yang mengatur pembelian otomatis.
-
Akun Hutang
Procurement umumnya akan menggunakan pencocokan 3 arah untuk memverifikasi faktur terhadap pesanan pembelian dan penerimaan barang. Hal ini untuk menghindari pembayaran rangkap, memastikan barang faktur dikirimkan seperti yang dijanjikan, dan menandai faktur untuk pembayaran tepat waktu dalam siklus procurement-to-pay.
Purchasing
Sementara itu, purchasing mengacu pada serangkaian langkah yang terkait dengan melaksanakan transaksi antara organisasi dan pemasoknya untuk membeli barang dan jasa. Definisi tersebut menegaskan fakta bahwa purchasing, sebagai sebagai proses, juga adalah bagian dari procurement. Dimulai dan diakhiri dengan menempatkan dan menerima pesanan.
Baca Juga: Simak Penjabaran Tugas-tugas Purchasing Staff di Sini!
Proses purchasing sederhana umumnya dilakukan berdasarkan transaksi dengan sedikit strategi:
-
Melakukan Pemesanan
Tanpa strategi, barang dan jasa dipesan sesuai kebutuhan. Purchasing biasanya disertai dengan sejumlah masalah pemborosan uang. Organisasi bisnis yang membeli berdasarkan permintaan tanpa pesanan pembelian (purchase order) yang disetujui, biasanya tidak memiliki pengawasan dan kontrol anggaran.
-
Komunikasi Supplier
Sebagian besar perusahaan memiliki daftar supplier yang bekerja dengan mereka untuk membeli persediaan.
-
Menerima barang atau jasa
Purchasing memerlukan tanda terima barang dan jasa. Strategi purchasing yang baik mencakup protokol untuk pencatatan dan pelacakan pembelian.
-
Penerimaan Faktur
Di perusahaan yang tidak memiliki staff procurement, faktur biasanya dikirim ke bagian akun utang. Tanpa sistem pelacakan otomatis, setiap rekaman faktur harus diverifikasi dengan tangan, suatu proses yang tidak efisien dan memakan waktu yang mudah rawan kesalahan.
-
Pembayaran Supplier
Faktur biasanya dibayar tanpa menyelesaikan pencocokan 3 arah untuk memverifikasi faktur terhadap purchase order dan slip kemasan. Hasil umum dari strategi yang buruk meliputi pembayaran terlambat, pembayaran berlebih untuk barang-barang yang tidak dikirimkan, dan pembayaran rangkap.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
- Aktivitas procurement berhubungan dengan pengakuisisian barang dan jasa sementara purchasing hanya berkaitan dengan barang dan jasa.
- Dalam procurement, langkah-langkahnya berjalan beriringan mulai dari sebelum pembelian, saat pembelian dan setelah pembelian, sementara dalam purchasing prosesnya langsung pada komoditas yang dibeli.
- Purchasing menggunakan proses eksternal sementara procurement menggunakan proses internal.
- Fokus pada purchasing adalah harga, sementara dalam procurement nilai lebih penting dibandingkan harga.
- Tugas dalam procurement umumnya adalah mengisi kebutuhan, sementara purchasing lebih kepada ekspenditur.
- Jika strategi purchasing adalah pemesanan, percepatan dan pemenuhan pembayaran, maka strategi procurement lebih kepada pemenuhan kebutuhan, pencarian supplier dan pembuatan kontrak.
- Procurement lebih mengedepankan pendekatan proaktif untuk mengenali kebutuhan, sementara purchasing lebih mengikuti pendekatan reaktif untuk memenuhi kebutuhan internal.
- Procurement berfokus pada hubungan jangka panjang terhadap vendor, sementara purchasing sifatnya hanya untuk bertransaksi dengan vendor.
Nah, itulah perbedaan procurement dan purchasing. Tidak ada pemenang dalam pengambilan strategi satu dan lainnya, semua tergantung pada skala besar kecilnya perusahaan.
Perusahaan kecil biasanya akan memilih purchasing untuk membuat proses penyediaan pasokan tetap sederhana, sementara perusahaan besar akan lebih memilih proses procurement yang merupakan bagian penting dari strategi perusahaan.
ProcurA sebagai penyedia solusi e-procurement juga bisa menjadi pilihan Anda dalam mengelola strategi perusahaan. Anda juga dapat menggunakan software e-procurement dengan mengunjungi situs web ProcurA. Sukses!
Sumber:
- https://blog.procurify.com/2014/02/07/what-is-the-difference-between-procurement-and-purchasing/
- https://www.zycus.com/blog/procurement-technology/difference-between-purchasing-and-procurement.html
- https://kissflow.com/procurement-process/procurement-vs-purchasing/
- https://www.purchasecontrol.com/blog/procurement-vs-purchasing/
(RTS)