Perbedaan Procurement dan Purchasing, Ketahui Hal-hal Ini!

Banyak orang yang menggunakan istilah purchasing dan procurement dalam waktu yang bersamaan tanpa tahu keduanya sebenarnya memiliki perbedaan. Fungsi dari dua istilah tersebut sebenarnya cukup berbeda dilihat dari cakupan tugas, orang-orang yang terlibat dan tujuan yang ingin dicapai.

Memang benar bahwa beberapa organisasi lebih suka menggunakan satu istilah daripada yang lain, tetapi seringkali gagal mempelajari perbedaan procurement dan purchasing dapat membuat organisasi mengabaikan komponen-komponen utama yang berpotensi melanggar garis bawah organisasi.

Lantas, apa perbedaan procurement dan purchasing? Yuk, simak selengkapnya di bawah ini!

Procurement

Procurement melibatkan proses pemilihan vendor, penetapan syarat pembayaran, pemeriksaan strategis, seleksi, negosiasi kontrak dan pembelian barang secara aktual.

Procurement berkaitan dengan memperoleh (pengadaan) semua barang, layanan, dan pekerjaan yang vital bagi suatu organisasi. Procurement, pada dasarnya, istilah umum dari payung tempat pembelian atau purchasing.

Pertimbangan dalam upaya procurement meliputi:

Etika Bisnis

Tanggung jawab pekerjaan di bidang procurement termasuk di dalamnya memastikan bahwa nilai-nilai perusahaan dijunjung tinggi dan bahan baku didapat dengan cara yang etis, legal, dan disetujui pelanggan.

Logistik

Procurement juga diharuskan untuk memastikan metode pengiriman yang optimal, memperhitungkan waktu, biaya, pajak dan tarif, risiko.

Kualitas

Strategi procurement termasuk didalamnya mengidentifikasi kualitas terbaik dengan harga terendah.

Kemampuan supplier

Procurement umumnya akan mengawasi supplier dengan ketat, memastikan mereka mampu mengirimkan jumlah barang yang dibutuhkan tepat waktu. Kegiatan pencarian supplier ini merupakan tugas procurement agar dapat memastikan rantai pasokan tidak terganggu.

Biaya

Penggunaan proses penawaran tender yang kompetitif dari supplier terpercaya dan memastikan harga yang didapat adalah harga terendah dengan ketentuan pembayaran yang paling menguntungkan, termasuk dalam tugas procurement.

Anggaran Keseluruhan

Salah satu manfaat dari procurement adalah peningkatan daya beli. Dengan mengkonsolidasikan pengeluaran dari semua departemen, manager procurement umumnya dapat menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik berdasarkan pada penetapan harga grosir.

Kontrol Pengeluaran

Strategi procurement komprehensif mengidentifikasi kategori pengeluaran atas pembelian berdasarkan kategori. Kontrol ketat dapat mengurangi risiko pengeluaran yang tidak merata dan pembelian yang tidak disetujui sebelumnya.

Analisis Risiko

Manajemen risiko merupakan bagian integral dari manajemen procurement yang efektif, terutama untuk skala besar atau bisnis yang beragam secara geografis.

Menetapkan Protokol untuk Pembelian

Strategi procurement memfasilitasi pemesanan dan menghilangkan terhambatnya penetapan aturan yang mengatur pembelian otomatis.

Akun Hutang

Procurement umumnya akan menggunakan pencocokan 3 arah untuk memverifikasi faktur terhadap pesanan pembelian dan penerimaan barang. Hal ini untuk menghindari pembayaran rangkap, memastikan barang faktur dikirimkan seperti yang dijanjikan, dan menandai faktur untuk pembayaran tepat waktu dalam siklus procurement-to-pay.

Purchasing

Sementara itu, purchasing mengacu pada serangkaian langkah yang terkait dengan melaksanakan transaksi antara organisasi dan pemasoknya untuk membeli barang dan jasa. Definisi tersebut menegaskan fakta bahwa purchasing, sebagai sebagai proses, juga adalah bagian dari procurement. Dimulai dan diakhiri dengan menempatkan dan menerima pesanan.

Proses purchasing sederhana umumnya dilakukan berdasarkan transaksi dengan sedikit strategi:

Melakukan Pemesanan

Tanpa strategi, barang dan jasa dipesan sesuai kebutuhan. Purchasing biasanya disertai dengan sejumlah masalah pemborosan uang. Organisasi bisnis yang membeli berdasarkan permintaan tanpa pesanan pembelian (purchase order) yang disetujui, biasanya tidak memiliki pengawasan dan kontrol anggaran.

Komunikasi Supplier

Sebagian besar perusahaan memiliki daftar supplier yang bekerja dengan mereka untuk membeli persediaan.

Menerima barang atau jasa

Purchasing memerlukan tanda terima barang dan jasa. Strategi purchasing yang baik mencakup protokol untuk pencatatan dan pelacakan pembelian.

Penerimaan Faktur

Di perusahaan yang tidak memiliki staff procurement, faktur biasanya dikirim ke bagian akun utang. Tanpa sistem pelacakan otomatis, setiap rekaman faktur harus diverifikasi dengan tangan, suatu proses yang tidak efisien dan memakan waktu yang mudah rawan kesalahan.

Pembayaran Supplier

Faktur biasanya dibayar tanpa menyelesaikan pencocokan 3 arah untuk memverifikasi faktur terhadap purchase order dan slip kemasan. Hasil umum dari strategi yang buruk meliputi pembayaran terlambat, pembayaran berlebih untuk barang-barang yang tidak dikirimkan, dan pembayaran rangkap.