Source: Coffee Bean from Pixabay
Purchase order dan invoice adalah dokumen yang ditangani oleh hampir setiap departemen keuangan setiap harinya. Lalu, apa persamaan dan perbedaan purchase order dan invoice? Mengapa keduanya penting? Berikut ulasannya.
Purchase Order
Purchase order adalah konfirmasi resmi suatu pesanan. Dokumen ini umumnya dikirim dari pembeli ke vendor yang mengesahkan pembelian.
Invoice
Invoice adalah dokumen permintaan pembayaran untuk pembelian. Invoice umumnya dikirim dari vendor ke pembeli.
Apa Persamaan dan Perbedaan Purchase Order dan Invoice?
Source: Pexels.com
Perbedaan utama antara purchase order dan invoice adalah purchase order umumnya mengonfirmasi bahwa pesanan telah dilakukan, sedangkan invoice meminta pembayaran untuk suatu pesanan.
Meskipun kedua dokumen ini sangat berbeda, ada beberapa kesamaan antara purchase order dan invoice. Kedua dokumen tersebut merupakan kontrak yang mengikat secara hukum. Berarti, perjanjian yang telah dibuat oleh pembeli dan penjual memerlukan tinjauan lebih lanjut.
Selain itu, purchase order mencakup rincian pesanan, informasi pengiriman, dan harga. Invoice juga mencakup nomor faktur, informasi kontak vendor, penyesuaian pembayaran (kredit atau diskon), jadwal pembayaran, dan jumlah total yang harus dibayarkan kepada vendor. Nomor purchase order juga sering disertakan pada invoice sebagai referensi.
Baca Juga: Perbedaan Procurement dan Purchasing, Ketahui Hal-hal Ini!
Mengapa Perusahaan Menggunakan Purchase Order?
Source: Pexels.com
Dalam bisnis kecil ataupun organisasi besar dengan departemen purchasing, purchase order digunakan dengan beberapa alasan:
1. Menetapkan harapan yang jelas
Purchasing order memungkinkan pembeli untuk memperjelas kebutuhan mereka kepada vendor. Kedua belah pihak dapat menggunakan dokumen purchase order sebagai rujukan jika pesanan tidak terkirim seperti yang diharapkan.
PO memberikan dokumentasi resmi untuk bagian pengadaan, keuangan, dan operasional dari pengiriman yang masuk atau yang tertunda, sehingga memungkinkan mereka melacak dan mengelola pesanan secara lebih efektif.
2. Membantu penganggaran
Setelah purchasing order dibuat, pembeli dapat memasukkan biaya-biaya ke dalam anggaran perusahaan dan karenanya dapat membelanjakannya dengan lebih bijak.
3. Mengikat secara hukum
Dengan tidak adanya kontrak formal, purchasing order dapat berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum, tetapi hanya setelah diterima oleh vendor.
4. Kunci menghadapi audit
Ketika auditor mencari perbedaan dalam catatan keuangan perusahaan, penerbitan, pemrosesan, dan pencatatan purchasing order membuat Anda siap menghadapi auditor.
Baca Juga: Apa Saja Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order?
Mengapa Perusahaan Menggunakan Invoice?
Source: OpenClipart-Vectors from Pixabay
Perusahaan menggunakan invoice karena alasan berikut:
1. Memungkinkan vendor mengumpulkan uang
Sebagian besar vendor tidak menerima pembayaran untuk barang atau layanan hingga setelah invoice dikirim ke pembeli. Panggilan telepon atau email yang meminta pembayaran umumnya tidak akan cukup bagi vendor besar.
2. Memberikan visibilitas ke pengeluaran perusahaan
Invoice menggambarkan dengan tepat apa yang Anda dapatkan dengan uang yang dikeluarkan, memberikan transparansi bagi departemen keuangan terkait apa yang dibeli departemen lainnya.
3. Membantu mengatur pembayaran
Invoice menunjukkan barang atau jasa apa yang dijual, berapa banyak uang yang telah dibayarkan hingga saat ini, dan biaya yang belum dibayar. Invoice umumnya dapat membantu perusahaan melacak pembayaran secara formal.
Kemiripan Manfaat Purchase Order dan Invoice
Source: Pexels.com
1. Mengikat secara hukum
Invoice menunjukkan jadwal barang atau layanan tertentu disediakan dan kapan pembayaran dapat diterima. Invoice membuktikan bahwa usaha dikenai biaya untuk barang atau layanan jika pembayaran tidak diterima.
2. Bagian penting dari jalur audit
Auditor membutuhkan bukti semua uang masuk dan keluar dari kantong perusahaan. Invoice menunjukkan dengan tepat apa yang dibebankan pada perusahaan melalui pengadaan barang atau jasa, sehingga invoice merupakan bagian penting dari bukti ini.
Baca Juga: Apa Peran Procurement Analyst?
Intinya, invoice dan purchase order adalah bagian penting dari proses pembelian dalam perusahaan. Memahami peran yang dimainkan oleh invoice dan purchase order penting bagi siapapun yang terlibat dalam pembelian barang atau jasa atas nama organisasi. Perbedaan utama antara purchase order dan invoice adalah purchase order dikirim dari pembeli ke vendor untuk melakukan pemesanan, sementara invoice dikirim dari vendor ke pembeli untuk meminta pembayaran pesanan.
Tentang ProcurA:
ProcurA adalah solusi e-procurement untuk perusahaan Anda. Jika, perusahaan Anda masih menggunakan sistem pengadaan barang/jasa konvensional, kini saatnya beralih ke sistem online. Dengan sistem online, proses procurement bisa berjalan lebih transparan dan akurat. Kunjungi situs web kami di sini.