Seluruh sistem manajemen pengadaan bisa jadi rumit, sehingga alur sistem procurement harus disederhanakan.
Dengan memvisualisasikan proses pengadaan bisa membantu semua pemangku kepentingan menyadari banyaknya elemen yang terlibat dalam proses pengadaan dan membantu mengidentifikasi potensi masalah yang ada.
Baca Juga: Apa Itu Procurement Specialist? Penjelasan Lengkapnya di Sini!
Begini 8 Alur Sistem Procurement
Alur sistem procurement adalah metode terstruktur untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Setidaknya berikut adalah 9 alur sistem procurement.
1. Pengenalan Kebutuhan
Tahap pengenalan kebutuhan dari alur sistem procurement memungkinkan bisnis untuk menyusun rencana yang akurat untuk pengadaan barang dan jasa secara tepat waktu dan dengan biaya yang sesuai budget.
Proses ini dimulai saat seseorang mengajukan permintaan ke departemen pembelian. Permintaan tersebut harus diajukan secara tertulis dan cukup terperinci.
2. Permintaan Pembelian
Permintaan pembelian adalah dokumen tertulis atau elektronik yang diajukan oleh pengguna yang meminta bantuan tim procurement untuk memenuhi kebutuhan yang ada.
Dokumen ini memuat informasi penting yang diperlukan untuk mendapatkan barang, layanan, atau pekerjaan yang tepat.
3. Meninjau Permintaan
Pada alur sistem procurement ini, manajer fungsional atau kepala departemen meninjau daftar permintaan dan memverifikasi apakah dananya tersedia. Permintaan pembelian yang disetujui menjadi PO (purchase order), sementara permintaan yang ditolak dikirim kembali ke pemohon dengan alasan penolakan.
4. Memilih Supplier
Tim procurement perlu meminta penawaran harga untuk barang yang dibutuhkan, dan memilih vendor. Setidaknya bandingkan tiga penawaran harga, tetapi hal ini juga disesuaikan lagi dengan aturan perusahaan Anda.
5. Proses Permintaan
Sekarang saatnya untuk mendapatkan persetujuan pembelian. Setelah Anda mengidentifikasi vendor dan menyetujui rinciannya, Anda memerlukan persetujuan tertulis dari departemen yang bertanggung jawab untuk menyetujui pembelian.
Anda harus memberikan rincian berikut kepada bagian pembelian:
- Pihak yang meminta barang atau jasa
- Jumlah dan deskripsi barang atau layanan yang dibutuhkan
- Informasi vendor
- Harga.
Baca Juga: 5 Perbedaan Procurement dan e-Procurement
6. Buat Pesanan Pembelian
Setelah permintaan pembelian disetujui, departemen keuangan akan menerbitkan perintah pembelian kepada supplier.
Perintah pembelian tersebut memberi sinyal kepada supplier bahwa permintaan pembelian telah disetujui dan mereka dapat melanjutkan untuk memenuhi permintaan tersebut.
Kemudian supplier mengirimkan barang/jasa yang dijanjikan dalam jangka waktu yang ditetapkan. Setelah menerima barnag atau jasa yang dipesan, cek kembali dan beri tahu ke supplier tentang masalah apa pun pada barang yang diterima.
7. Faktur dan pesanan
Setelah itu, supplier akan mengirimkan faktur kepada pembeli. Faktur tersebut merupakan permintaan pembayaran dengan memberikan rincian biaya secara terperinci.
Faktur tersebut juga akan memberikan batas waktu pembayaran, dan Anda harus mengirimkan pembayaran sebelum batas waktu tersebut. Di dalam faktur juga akan ada perincian pesanan.
Pada alur sistem procurement ini adalah kesempatan terakhir bagi perusahaan Anda untuk mengubah permintaan, jadi periksa kembali faktur dan pesanan untuk mendapatkan barang atau layanan yang benar dengan harga yang benar.
Baca Juga: Apa Saja Tugas Divisi Procurement?
Referensi:
8. Pembayaran dan Pencatatan
Setelah Anda menerima barang atau jasa, saatnya membayar vendor. Bagian Keuangan akan mengirimkan pembayaran ke vendor dengan metode pembayaran yang dipilih.
Setelah proses pembayaran, pembeli mencatatnya untuk pembukuan dan audit. Semua dokumen mulai dari permintaan pembelian hingga faktur yang disetujui, disimpan di lokasi terpusat.
Itu tadi beberapa alur sistem procurement yang perlu Anda ketahui. Dengan adanya visualisasi proses tadi, Anda bisa membuat proses procurement jadi lebih efisien yang menghasilkan biaya yang lebih rendah, hubungan yang lebih baik dengan vendor, dan pekerjaan jadi lebih efisien dan efektif.
Referensi:
https://kissflow.com/procurement/procurement-process/
https://www.lucidchart.com/blog/steps-in-the-procurement-process-flow