E-Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa oleh organisasi secara elektronik. Proses ini dapat menghemat waktu dan uang serta mencegah potensi kesalahan selama proses pengadaan. Saat ini, e-Procurement tidak hanya diperuntukkan bagi perusahaan besar dengan departemen pembelian yang luas. Bahkan perusahaan menengah dan usaha kecil pun harus mempertimbangkan penggunaan e-Procurement. Untuk itu, saat ini ada jenis-jenis e-Procurement yang tersedia dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Baca Juga: 6 Tips untuk Mendorong Procurement yang Berkelanjutan
Jenis-Jenis e-Procurement
Sistem e-Procurement hadir dalam berbagai bentuk dan model, disesuaikan dengan kebutuhan dan skala bisnis yang berbeda. Berikut jenis-jenis e-Procurement yang umum digunakan.
1. e-Sourcing
Salah satu dari jenis-jenis e-Procurement adalah e-sourcing. Sistem ini bisa membantu perusahaan dalam mencari dan memilih vendor yang tepat untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa.
e-Sourcing menyediakan platform untuk menerbitkan tender, menerima penawaran dari vendor, dan mengevaluasi proposal. Dengan menggunakan e-Sourcing, maka perusahaan bisa melakukan pencarian vendor lebih efisien dan otomatis.
2. e-Tendering
Jenis e-procurement ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses tender secara online, mulai dari pembuatan dokumen tender hingga evaluasi dan penetapan pemenang tender. e-Tendering dapat meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam proses tender.
Dengan menggunakan e-Tendering, maka Anda mempersiapkan dokumen tender yang jelas dan rinci, dan memperjelas kriteria dan persyaratan yang harus dipenuhi. Dengan teknologi ini, pemasok dapat menawarkan penawaran yang terbaik berdasarkan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan demikian, Anda dapat melakukan
3. e-Ordering
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk memesan barang dan jasa secara online dari vendor yang telah disetujui. e-Ordering dapat menghemat waktu dan tenaga kerja, serta meningkatkan akurasi pemesanan.
4. e-Catalog
Sistem ini menyediakan katalog elektronik yang berisi daftar produk dan jasa yang ditawarkan oleh vendor yang telah disetujui. e-Catalog memungkinkan karyawan perusahaan untuk dengan mudah mencari dan memesan barang dan jasa yang dibutuhkan.
5. e-Contract Management
Sistem ini membantu perusahaan dalam mengelola kontrak dengan vendor, mulai dari pembuatan kontrak hingga pemantauan dan pelaporan kinerja vendor. e-Contract Management dapat membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan terhadap kontrak dan meningkatkan hubungan dengan vendor.
6. e-Payment
Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada vendor secara online. e-Payment dapat mempercepat proses pembayaran dan meningkatkan keamanan transaksi.
7. e-MRO
Electronic Maintenance, Repair, and Operation (e-MRO) hadir sebagai solusi inovatif dalam dunia e-Procurement, memfokuskan pada pembelian barang dan jasa yang diperlukan untuk kelancaran proses pemeliharaan, perbaikan, dan operasional.
Baca Juga: Cara Mengelola Purchase Orders dan Alur Kerja
Jenis-Jenis Sistem E-Procurement
Jika Anda tertarik untuk menyederhanakan proses pengadaan di bisnis Anda, maka sebaiknya gunakan sistem e-Procurement. Berikutadalah beberapa sistemjenis-jenis e-Procurement yang paling umum digunakan.
1. EDI
Salah satu fitur terbaik dari perangkat lunak EDI adalah dua organisasi yang berbeda dapat saling bertukar pesan. EDI mengirimkan pesan antarorganisasi, mengelompokkan notifikasi dengan pesan lainnya. Ini mempercepat proses dan penting saat menangani jenis pesan tertentu, seperti konfirmasi pesanan atau faktur. Ini terutama diimplementasikan oleh jaringan tertutup, tidak seperti jaringan terbuka seperti internet.
2. Sistem ERP
Sistem ERP merupakan salah satu dari sekian banyak alat dan aplikasi pengadaan elektronik. Sistem ini menangani semua tugas administratif seperti proses produksi, logistik, distribusi, dan faktur pengiriman. ERP membantu proses penjualan, pengiriman, produksi penagihan, manajemen inventaris, dan sumber daya manusia menjadi lebih sederhana.
3. Penawaran Online
Ini adalah jenis sistem e-Procurement yang paling populer karena mudah digunakan dan menyediakan cara terpusat untuk mengelola penawaran dari berbagai pemasok. Namun, penawaran online bisa lambat dan rumit, dan pelacakan pengeluaran tidaklah mudah.
4. Email
Pemantauan tawaran melalui email mirip dengan penawaran daring, tetapi memungkinkan pemasok untuk mengajukan tawaran secara elektronik melalui sistem pemberitahuan email. Sistem ini lebih cepat dan lebih efisien daripada penawaran daring, tetapi pelacakan pengeluaran bisa jadi lebih sulit.
5. Piping
Piping merupakan bentuk e-Procurement yang lebih canggih yang memungkinkan pemasok untuk mengajukan penawaran melalui jalur aman, bukan melalui email. Metode ini lebih cepat dan lebih efisien daripada email bid watching, tetapi mungkin lebih rumit untuk disiapkan dan digunakan.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Kolaborasi Procurement dan IT
6. Pengadaan Berbasis Web
Sistem e-Procurement berbasis website serupa dengan penawaran melalui email, yang memungkinkan pemasok untuk mengajukan penawaran melalui sistem pemberitahuan email.
Penerapan e-Procurement
Penerapan e-Procurement dapat dilakukan secara bertahap, disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Namun, pada umumnya berikut adalah beberapa langkah penerapan e-procurement pada suatu perusahaan:
- Melakukan assessment terhadap kebutuhan dan kesiapan perusahaan.
- Memilih sistem e-Procurement yang tepat.
- Menyiapkan infrastruktur dan sumber daya manusia yang diperlukan.
- Melakukan pelatihan kepada karyawan tentang penggunaan sistem e-Procurement.
- Membuat kebijakan dan prosedur yang terkait dengan e-Procurement.
- Memantau dan mengevaluasi efektivitas sistem e-Procurement.
Dengan mengetahui jenis-jenis e-Procurement Anda bisa menjalankan sistem tersebut secara lebih efektif sehingga bisa meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam bisnis Anda.
Referensi:
https://www.gep.com/info-guide/e-procurement
https://tipalti.com/procurement-hub/e-procurement/