Dalam perusahaan atau bisnis, tentu sebagian dari kamu sudah familiar dengan istilah tender. Proses tender adalah proses penting untuk mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh persuahaan maupun pebisnsi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan.
Umumnya, proses pemilihan tender ini harus melalui langkah juga prosedur tertentu. Berikut ini pengertian, hingga syarat tender yang penting diketahui.
Apa Itu Tender?
Proses tender adalah pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh suatu lembaga atau perusahaan dengan cara mengundang pihak-pihak yang berminat untuk menawarkan penawaran harga dan kualitas sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan.
Tujuan tender untuk mendapatkan barang atau jasa yang terbaik dengan harga yang kompetitif dan transparan. Tender biasanya melibatkan beberapa tahapan, seperti pengumuman tender, pendaftaran peserta, penyampaian dokumen penawaran, evaluasi penawaran, negosiasi kontrak, dan penandatanganan kontrak.
Tender dapat bersifat terbuka atau tertutup, tergantung pada kebijakan dan kebutuhan dari lembaga atau perusahaan yang mengadakan tender.
Baca Juga: Bagaimana Proses dalam Tender Management? Cek di Sini!
Tahapan dalam Proses Tender
Sebelum menentukaan tender terbaik, ada beberapa tahapan yang harus dilalui oleh para peserta tender. Berikut tahapannya:
1. Persiapan tender
Pada tahap ini, penyelenggara tender menentukan kebutuhan, anggaran, spesifikasi teknis, kriteria evaluasi, dan dokumen tender yang akan digunakan sebagai acuan bagi peserta tender.
2. Pengumuman tender
Penyelenggara mengumumkan tender melalui media massa, website, atau cara lain yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pengumuman tender harus mencantumkan informasi penting seperti nama proyek, lokasi, nilai, jadwal, dan persyaratan peserta tender.
3. Pendaftaran dan pengambilan dokumen tender
Peserta tender yang berminat harus mendaftarkan diri dan mengambil dokumen tender dari penyelenggara tender. Peserta tender harus memenuhi persyaratan administrasi dan teknis yang ditetapkan oleh penyelenggara tender.
4. Penjelasan dan klarifikasi dokumen tender
Penyelenggara memberikan penjelasan dan klarifikasi mengenai dokumen tender kepada peserta tender yang telah mendaftar dan mengambil dokumen tender. Penjelasan dan klarifikasi dapat dilakukan secara lisan atau tertulis, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Proses Tender adalah penyusunan dan penyerahan penawaran
Peserta tender menyusun penawaran sesuai dengan dokumen tender dan kriteria evaluasi yang ditetapkan oleh penyelenggara tender. Penawaran harus diserahkan sebelum batas waktu yang ditentukan oleh penyelenggara tender.
6. Pembukaan dan evaluasi penawaran
Penyelenggara tender membuka dan mengevaluasi penawaran yang telah diserahkan oleh peserta tender. Evaluasi penawaran dapat dilakukan secara administrasi, teknis, dan/atau harga, sesuai dengan kriteria evaluasi yang ditetapkan oleh penyelenggara tender.
7. Penetapan pemenang tender
Penyelenggara tender menetapkan pemenang tender berdasarkan hasil evaluasi penawaran. Penetapan pemenang tender harus dilakukan secara transparan, objektif, dan akuntabel.
8. Pengumuman pemenang dan penandatanganan kontrak
Penyelenggara tender mengumumkan pemenang tender kepada peserta tender lainnya dan masyarakat umum. Selanjutnya, penyelenggara tender dan pemenang tender menandatangani kontrak yang mengikat kedua belah pihak untuk melaksanakan proyek sesuai dengan ketentuan yang disepakati.
Baca Juga: Simak di Sini Penjelasan Simple Prosedur Tender dalam eProcurement!
Syarat Mendaftar Tender
Syarat melakukan tender biasanya mencakup aspek administrasi, teknis, dan finansial. Beberapa contoh syarat administrasi adalah memiliki akta pendirian perusahaan, surat izin usaha, NPWP, dan SPPKP.
Beberapa contoh syarat teknis adalah memiliki pengalaman kerja yang relevan, sertifikat kualifikasi, dan referensi pelanggan.
Beberapa contoh syarat finansial adalah memiliki laporan keuangan yang sehat, modal kerja yang cukup, dan jaminan penawaran.
Syarat ini bertujuan untuk menjamin kualitas dan kredibilitas peserta tender serta mencegah praktik monopoli atau kolusi.
Prosedur Pemilihan Tender
Dengan adanya prosedur tender yang teratur, diharapkan proses pemilihan tender berjalan secara transparan, adil, efisien, dan kompetitif. Berikut ini adalah beberapa tahapan umum dalam prosedur melakukan tender:
1. Prakualifikasi
Tahap ini dilakukan untuk menyeleksi calon penyedia barang atau jasa yang memenuhi syarat administrasi, teknis, dan finansial untuk mengikuti tender. Prakualifikasi biasanya dilakukan untuk pengadaan yang bersifat kompleks, berisiko tinggi, atau memerlukan teknologi tinggi.
Pihak yang mengadakan tender akan mengundang calon penyedia untuk mengirimkan dokumen prakualifikasi yang berisi informasi tentang identitas perusahaan, pengalaman kerja, kemampuan teknis, kesehatan finansial, dan lain-lain.
Dokumen prakualifikasi akan dievaluasi oleh pihak yang mengadakan tender dan hanya calon penyedia yang lolos seleksi yang akan diundang untuk mengikuti tahap selanjutnya.
2. Berikutnya, proses tender adalah pengumuman
Pengumuman dilakukan untuk memberitahukan kepada calon penyedia barang atau jasa tentang adanya tender yang akan dilaksanakan. Pengumuman dan/atau undangan dapat disampaikan melalui berbagai media, seperti koran, situs web, email, atau surat.
Pengumuman dan/atau undangan harus berisi informasi penting tentang tender, seperti nama dan alamat pihak yang mengadakan tender, jenis dan lingkup pengadaan, kriteria dan metode pemilihan penyedia.
3. Pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan
Prosedur ini dilakukan untuk mendaftarkan diri sebagai peserta tender dan mendapatkan dokumen pemilihan yang berisi spesifikasi teknis, persyaratan administrasi, klausul kontrak, formulir penawaran, dan lain-lain.
Calon penyedia barang atau jasa harus membayar biaya pendaftaran dan pengambilan dokumen pemilihan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh pihak yang mengadakan tender.
Dokumen pemilihan harus dipelajari dengan baik oleh calon penyedia agar dapat menyusun penawaran yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan pengadaan.
4. Pemberian penjelasan
Tahap ini dilakukan untuk memberikan kesempatan kepada calon penyedia barang atau jasa untuk bertanya atau meminta klarifikasi tentang dokumen pemilihan atau hal-hal lain yang berkaitan dengan tender.
Pemberian penjelasan dapat dilakukan melalui rapat umum, rapat khusus, surat menyurat, atau media lain yang sesuai. Pihak yang mengadakan tender harus memberikan jawaban atau penjelasan yang jelas dan akurat kepada calon penyedia dalam waktu yang ditentukan.
5. Penyampaian dokumen penawaran
Tahap ini dilakukan untuk mengirimkan dokumen penawaran yang berisi proposal teknis dan proposal harga kepada pihak yang mengadakan tender sesuai dengan batas waktu yang ditetapkan.
Dokumen penawaran harus disusun sesuai dengan format dan isi yang ditentukan dalam dokumen pemilihan. Dokumen penawaran harus disegel dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dari calon penyedia barang atau jasa.
6. Evaluasi dokumen penawaran
Tahap ini dilakukan untuk menilai kelayakan dan kewajaran dari dokumen penawaran yang disampaikan oleh calon penyedia barang atau jasa.
Nah, itulah serba serbi tentan proses tender. Semoga bermanfaat!
Referensi:
Tender Proyek Adalah: Arti, Persiapan, Persyaratan, dan Tahapan Mengikuti Tender
https://www.rumah.com/panduan-properti/tender-64863